สวัสดีค่ะน้องๆ ทุกคน! วันนี้ YUI เซนเซ และ YUTO เซนเซ จะมารวบรวมคู่มือที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกับคนญี่ปุ่นหรือในบริษัทญี่ปุ่น (日系企業 - Nikkei Kigyou) ค่ะ
คนไทยหลายคนที่เก่งภาษาญี่ปุ่น สอบผ่านระดับ JLPT N3 หรือ N2 มาแล้ว แต่พอเข้าไปทำงานจริงกลับต้องพบกับอุปสรรคชิ้นโต นั่นคือ "คำสุภาพ (敬語 - Keigo)" และ "มารยาทธุรกิจแบบญี่ปุ่น (ビジเนสมารยาท)" ซึ่งมีโครงสร้างความซับซ้อนและการใช้งานที่แตกต่างจากภาษาไทยค่อนข้างมากค่ะ
บทความนี้เขียนขึ้นมาเพื่อคนไทยโดยเฉพาะ เพื่อช่วยปูทางให้ทุกคนกลายเป็นพนักงานมืออาชีพที่ได้รับการยอมรับและน่าเอ็นดูจากหัวหน้าและลูกค้าชาวญี่ปุ่นอย่างรวดเร็วค่ะ! พร้อมแล้วไปเรียนรู้กันเลยค่ะ!
ความแตกต่างทางวัฒนธรรมในองค์กรคือจุดเริ่มต้นของความเข้าใจผิดหลายๆ อย่างค่ะ YUTO เซนเซอยากจะเน้นย้ำประเด็นหลักๆ 3 ข้อที่คนไทยควรรู้ก่อนเริ่มงานกับคนญี่ปุ่นครับ:
-
การไหว้ (Wai) กับการโค้งคำนับ (Ojigi):
ในประเทศไทย เรามักจะประนมมือไหว้เมื่อทักทายหรือแสดงความขอบคุณ แต่ในวงการธุรกิจญี่ปุ่น การยกมือไหว้ลูกค้าหรือหัวหน้านั้นถือว่าแปลกและไม่เป็นสากลในมุมมองของเขาครับ ชาวญี่ปุ่นจะใช้การ "โค้งคำนับ (お辞儀 - Ojigi)" เท่านั้น และหลีกเลี่ยงการพนมมือในที่ทำงาน ยกเว้นกรณีขอโทษในเรื่องเล็กน้อยที่เป็นกันเองอย่างมาก แต่ในสถานการณ์ที่เป็นทางการ การโค้งคำนับอย่างสุภาพคือสิ่งเดียวที่ถูกต้องครับ
-
ความสัมพันธ์แบบแนวตั้งและความเป็นส่วนตัว:
สังคมธุรกิจญี่ปุ่นมีการแบ่งแยกสถานะลำดับขั้น (Hierarchical System) ที่ชัดเจนมากครับ การเคารพผู้อาวุโสและผู้มีตำแหน่งสูงกว่าเป็นเรื่องที่เข้มงวดกว่าไทย อีกทั้งยังมีขอบเขตความเป็นส่วนตัวที่สูงมาก คนญี่ปุ่นจะไม่ถามเรื่องส่วนตัว เช่น แต่งงานหรือยัง ทำไมยังไม่มีลูก หรือมีเงินเดือนเท่าไหร่ ในการสนทนาทางธุรกิจเด็ดขาด การสนทนาเล่นๆ หรือ Small Talk มักจะคุยเรื่องสภาพอากาศ อาหาร หรือหัวข้อทั่วไปที่ไม่ลึกซึ้งเกินไปครับ
-
ความเกรงใจและการคำนึงถึงผู้อื่น (Omoiyari - 思いやり):
นี่คือหัวใจของมารยาทญี่ปุ่นครับ การกระทำทุกอย่างจะต้องคิดล่วงหน้าเสมอว่า "สิ่งที่เราทำจะสร้างความเดือดร้อนหรือทำให้คนอื่นรู้สึกลำบากใจไหม" เช่น การตรงต่อเวลา (ควรมาถึงก่อนเวลาประชุม 5-10 นาที) หรือการเตรียมเอกสารให้พร้อมก่อนการประชุมเพื่อไม่ให้คนอื่นเสียเวลารอคอยครับ
ระบบคำสุภาพ หรือ เคโกะ (Keigo) เป็นสิ่งที่คนไทยปวดหัวที่สุดเพราะมันไม่ได้มีแค่ระดับเดียวค่ะ YUI เซนเซขอแบ่ง Keigo ออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ เพื่อให้น้องๆ เห็นภาพได้ชัดเจนและนำไปใช้ได้ถูกต้องดังนี้ค่ะ:
| ประเภทเคโกะ |
ภาษาญี่ปุ่น |
คำอธิบาย |
ตัวอย่างการใช้งาน |
| Teineigo (คำสุภาพทั่วไป) |
丁寧語 |
การใช้รูป です (desu) และ ます (masu) เพื่อสุภาพกับผู้ฟังทั่วไป |
私はタイから来ました。 (ฉันมาจากประเทศไทยค่ะ) |
| Sonkeigo (คำยกย่อง) |
尊敬語 |
ใช้เมื่อกล่าวถึงการกระทำของผู้รับการเคารพ (ลูกค้า, หัวหน้า) เพื่อยกสถานะฝ่ายนั้นขึ้น |
部長、何時にいらっしゃいますか? (ผู้จัดการจะมาถึงกี่โมงคะ? - ยกย่องหัวหน้า) |
| Kenjougo (คำถ่อมตน) |
謙譲語 |
ใช้เมื่อกล่าวถึงการกระทำของตัวเองหรือพวกเดียวกัน เพื่อถ่อมสถานะตัวเราลง |
明日、資料をお届けいたします。 (พรุ่งนี้ดิฉันจะนำเอกสารไปส่งให้ค่ะ - ถ่อมตนเอง) |
⚠️ กฎเหล็ก "คนใน (Uchi)" และ "คนนอก (Soto)" ที่คนไทยพลาดบ่อยที่สุด!
คนไทยคุ้นเคยกับการใส่ชื่อตำแหน่งของหัวหน้าเพื่อแสดงความเคารพเสมอ เช่น "ผู้จัดการสมชายออกไปข้างนอกค่ะ" แต่ในภาษาญี่ปุ่นธุรกิจระดับมืออาชีพนั้น เมื่อเราคุยกับคนภายนอก (เช่น ลูกค้าหรือคู่ค้า) "หัวหน้างานของเราจะถูกนับเป็นคนใน (Uchi) เสมอ" ซึ่งแปลว่าเราต้องเรียกชื่อหัวหน้าตรงๆ โดยห้ามใส่ตำแหน่ง หรือห้ามใส่คำว่า さん (San) เป็นอันขาดค่ะ!
❌ พูดผิด: 坂本部長は外出していらっしゃいます。(Sakamoto-buchou wa gaishutsu shite irasshaimasu.)
⭕ พูดถูก: 坂本は外出しております。(Sakamoto wa gaishutsu shite orimasu.)
*สังเกตว่าตัดคำว่า Buchou และ San ออก และเปลี่ยนกริยาเป็นรูปถ่อมตน (Orimasu) แทนรูปยกย่อง (Irasshaimasu) เพราะคุยกับบุคคลภายนอกค่ะ!
お世話になっております おせわになっております
💬 ความหมายภาษาไทย: ขอบพระคุณที่ให้ความอนุเคราะห์และสนับสนุนเรามาโดยตลอดค่ะ/ครับ
คำอธิบายจาก Yuto เซนเซ: นี่คือคำทักทายแรกสุดและสำคัญที่สุดในการติดต่อสื่อสารภายนอกบริษัทครับ ไม่ว่าจะเป็นการคุยโทรศัพท์ การเขียนอีเมล หรือการเจอหน้ากันครั้งแรกของวันกับลูกค้า คู่ค้า หรือซัพพลายเออร์ ห้ามพูดวลีนี้กับคนในบริษัทเดียวกันเด็ดขาดนะครับ!
お疲れ様です おつかれさまです
💬 ความหมายภาษาไทย: ขอบคุณสำหรับความเหน็ดเหนื่อยในการทำงานค่ะ/ครับ
คำอธิบายจาก Yui เซนเซ: เป็นคำทักทายที่ใช้เฉพาะกับ "คนในบริษัทเดียวกัน" เท่านั้นค่ะ ใช้ทักทายเมื่อเจอกันระหว่างวัน ทักทายในอีเมลส่งภายในบริษัท หรือพูดเมื่อใครบางคนกำลังจะเลิกงานค่ะ (มีอีกคำคือ お先に失礼します - Osaki ni shitsurei shimasu ที่แปลว่าขอตัวกลับก่อนนะคะ ซึ่งผู้กลับก่อนจะพูด ส่วนผู้ที่ยังทำงานอยู่จะตอบกลับด้วย お疲れ様でした - Otsukaresama deshita ค่ะ)
かしこまりました / 承知いたしました かしこまりました / しょうちいたしました
💬 ความหมายภาษาไทย: รับทราบด้วยความเคารพอย่างสูงค่ะ/ครับ
คำอธิบายจาก Yuto เซนเซ: คนไทยมักจะติดปากพูดว่า 了解しました (Ryōkai shimashita - รับทราบ) ซึ่งในมารยาทธุรกิจญี่ปุ่น วลีนี้ใช้ได้เฉพาะกับ "เพื่อนร่วมงานระดับเดียวกันหรือรุ่นน้อง" เท่านั้นครับ หากพูดกับหัวหน้างานหรือลูกค้าจะถือเป็นการเสียมารยาทอย่างรุนแรง เพราะมีนัยของการประเมินว่าเราอนุญาตให้อีกฝ่ายทำได้ ให้ใช้ かしこまりました หรือ 承知いたしました เสมอครับ!
失礼いたします しつれいいたします
💬 ความหมายภาษาไทย: ขออนุญาตเสียมารยาทค่ะ/ครับ (ขอประทานโทษ)
คำอธิบายจาก Yui เซนเซ: ใช้บ่อยมากในหลายสถานการณ์ค่ะ เช่น ใช้พูดก่อนเดินเข้าห้องทำงานของผู้อื่น พูดก่อนวางสายโทรศัพท์ หรือใช้พูดตอนจะเดินสวนผ่านผู้ใหญ่ in ทางเดินแคบๆ ค่ะ รูปอดีตของคำนี้คือ 失礼いたしました (Shitsurei itashimashita) จะใช้เมื่อต้องการขอโทษในความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ค่ะ
申し訳ございません もうしわけございません
💬 ความหมายภาษาไทย: ต้องขอประทานโทษอย่างสูงจริงๆ ค่ะ/ครับ
คำอธิบายจาก Yuto เซนเซ: หลีกเลี่ยงการใช้ すみません (Sumimasen) ในการขอโทษลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจเด็ดขาดครับ เพราะ すみません ฟังดูสนิทสนมและไม่เป็นมืออาชีพ ให้ใช้ 申し訳ございません หรือขั้นสูงสุดอย่าง 申し訳ございませんでした (รูปอดีต) เพื่อแสดงความจริงใจและสำนึกผิดอย่างสุดซึ้งในข้อผิดพลาดทางธุรกิจครับ
少々お待ちいただけますでしょうか しょうしょうおまちいただけますでしょうか
💬 ความหมายภาษาไทย: รบกวนกรุณารอสักครู่จะได้ไหมคะ/ครับ?
คำอธิบายจาก Yui เซนเซ: แม้ว่าตำราเรียนจะสอนคำว่า ちょっと待ってください (Chotto matte kudasai) หรือ 少々お待ちください (Shoushou omachi kudasai) แต่ในการบริการลูกค้าและระดับภาษาที่แสดงความเกรงใจ การใช้รูปคำถามปลายเปิดอย่าง 〜いただけますでしょうか จะช่วยแสดงความเคารพและนุ่มนวลกว่ามากค่ะ ลองฝึกออกเสียงประโยคยาวๆ นี้ให้ชินมือนะคะ!
恐れ入りますが おそれいりますが
💬 ความหมายภาษาไทย: ต้องขอประทานโทษด้วยนะคะแต่ว่า... (ใช้เป็นคำเกริ่นเพื่อขอร้องอย่างสุภาพ)
คำอธิบายจาก Yuto เซนเซ: นี่คือคำขึ้นต้นประโยค หรือ Cushion Word (คำกันกระแทก) ที่สุดยอดมากครับ ใช้เมื่อเราต้องการรบกวนให้ลูกค้าหรือคู่ค้าทำอะไรบางอย่างให้เรา หรือเมื่อต้องการปฏิเสธอย่างสุภาพ เช่น 恐れ入りますが、こちらにご記入いただけますでしょうか (ต้องขอประทานโทษด้วยนะครับ รบกวนช่วยกรอกข้อมูลตรงนี้ให้หน่อยได้ไหมครับ)
お手数ですが おてすうですが
💬 ความหมายภาษาไทย: ขออภัยที่ทำให้ต้องยุ่งยากหรือเสียเวลาขยับมือทำเรื่องนี้นะคะ...
คำอธิบายจาก Yui เซนเซ: เป็นคำกันกระแทกอีกคำที่ใช้บ่อยมากๆ ในการเขียนอีเมลหรือขอร้องค่ะ เช่น เมื่อต้องการให้ลูกค้ายืนยันข้อมูลหรือส่งเอกสารกลับมาให้เรา การใช้ お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします (ขออภัยที่รบกวนเวลา ขอความกรุณาช่วยตรวจสอบเรื่องนี้ด้วยนะคะ) จะทำให้จดหมายดูสุภาพและดูเป็นมืออาชีพขึ้นมาทันทีค่ะ!
ご指摘ありがとうございます ごしてきありがとうございます
💬 ความหมายภาษาไทย: ขอบพระคุณอย่างยิ่งสำหรับคำชี้แนะ/ข้อติติงข้อผิดพลาดค่ะ
คำอธิบายจาก Yuto เซนเซ: เมื่อหัวหน้างานหรือลูกค้าตรวจเจองานผิดพลาดและติติงเรามา การตอบรับด้วยความยินดีและขอบคุณในความหวังดีของเขาด้วยประโยคนี้แสดงถึงวุฒิภาวะและความเป็นมืออาชีพที่พร้อมจะปรับปรุงงานให้ดีขึ้นครับ ดีกว่าการทำหน้าบึ้งตึงหรือพยายามแก้ตัวทันทีครับ
ご確認よろしくお願いいたします ごかくにんよろしくお願いいたします
💬 ความหมายภาษาไทย: ขอความกรุณาตรวจสอบและพิจารณาเรื่องนี้ด้วยนะคะ
คำอธิบายจาก Yui เซนเซ: ใช้ลงท้ายประโยคในการทำงานหรือเขียนจดหมายอีเมลบ่อยมากค่ะ เพื่อให้ปลายทางตรวจสอบเอกสารที่แนบไป หรือพิจารณาอนุมัติโครงการต่างๆ ค่ะ
การเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่นธุรกิจมีรูปแบบเฉพาะตัวที่เคร่งครัดมากค่ะ YUI เซนเซขอสรุปองค์ประกอบสำคัญ 4 ส่วนที่จำเป็นต้องใส่ไว้ในอีเมลเสมอ พร้อมเทมเพลตมาตรฐานดังนี้ค่ะ:
- ชื่ออีเมล (件名 - Kenmei): ต้องสั้น กระชับ ชัดเจน และวงเล็บชื่อบริษัทหรือชื่อเราเสมอ เช่น
【お見積り】商品Aについて (株式会社ABC スミス) เพื่อให้ผู้รับรู้ทันทีว่าใครส่งมา
- ชื่อผู้รับ (宛先 - Atesaki): เริ่มต้นด้วยชื่อบริษัท ชื่อแผนก ชื่อผู้รับ และต้องใส่คำลงท้ายว่า 様 (Sama) สำหรับบุคคล หรือ 御中 (Onchu) หากส่งถึงแผนกหรือองค์กรโดยรวม
- คำทักทายแรก: มักเริ่มต้นด้วย
いつもお世話になっております。 ตามด้วยชื่อบริษัทและชื่อของผู้เขียนอีเมล
- คำลงท้าย: จบด้วยคำว่า
よろしくお願いいたします。 เสมอและตามด้วยบล็อกข้อมูลติดต่อ (Sign-off Signature)
✉️ เทมเพลตมาตรฐาน: ส่งเอกสารใบเสนอราคาให้ลูกค้า
件名:【見積書送付】新商品の見積書送付の件(タイABC株式会社 ナタポン)
○○株式会社
営業部 佐藤様
いつもお世話になっております。
タイABC株式会社のナタポンでございます。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
先ほどお話しいたしました、新商品Aの「お見積書」を添付いたします。
添付ファイル:見積書_新商品A.pdf
【お見積り内容】
・商品名:新商品A
・数量:100個
・納期:ご発注後、約2週間
ご多忙中恐れ入りますが、内容をご一読いただき、
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
何かご不明な点やご質問がございましたら、
いつでもお気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
--------------------------------------------------
タイABC株式会社 営業部
ナタポン (Nattaphon)
E-mail: nattaphon@thai-abc.co.th
TEL: 02-xxx-xxxx
--------------------------------------------------
☎️ สถานการณ์จำลอง: การรับโทรศัพท์จากลูกค้าภายนอกและโอนสายไปให้เพื่อนร่วมงาน
พนักงาน (คุณ - Staff)
お電話ありがとうございます。タイABC株式会社のナタポンでございます。
ขอบพระคุณที่โทรเข้ามาค่ะ/ครับ บริษัท ไทย ABC ณัฐพล รับสายค่ะ/ครับ (มารยาทธุรกิจ: ต้องรับโทรศัพท์ภายในเสียงกริ่ง 3 ครั้งเสมอ)
ลูกค้า (Client - คุณซูซูกิ)
いつもお世話になっております。サクラ工業の鈴木と申します。佐藤様はいらっしゃいますでしょうか?
สวัสดีครับ ได้รับความกรุณาเสมอมาครับ ผมซูซูกิจากบริษัทซากุระโคเกียวครับ ไม่ทราบว่าคุณซาโต้สะดวกรับสายไหมครับ?
พนักงาน (คุณ - Staff)
鈴木様、いつもお世話になっております。佐藤でございますね。少々お待ちくださいませ。お繋ぎいたします。
คุณซูซูกิ สวัสดีค่ะ/ครับ ขอบพระคุณที่เอ็นดูเราเสมอมาค่ะ ต้องการเรียนสายคุณซาโต้นะคะ รบกวนรอสักครู่นะคะ จะทำการโอนสายให้ค่ะ
🔄 กรณีพิเศษ: หากผู้ที่ลูกค้าต้องการคุยด้วยไม่อยู่ที่โต๊ะ (ติดประชุมหรือออกไปข้างนอก)
พนักงาน (คุณ - Staff)
申し訳ございません。あいにく佐藤は現在、会議中でございます。15時頃には席に戻る予定でございます。
ต้องขอประทานโทษด้วยจริงๆ ค่ะ พอดีคุณซาโต้ติดประชุมอยู่ในขณะนี้ค่ะ มีกำหนดการจะกลับมาที่โต๊ะทำงานประมาณบ่ายสามโมงค่ะ
ลูกค้า (Client - คุณซูซูกิ)
そうですか。では、後ほどメールをしますので、伝言をお願いできますか?
งั้นเหรอครับ ถ้าอย่างนั้นเดี๋ยวผมจะส่งอีเมลไปหา รบกวนช่วยแจ้งข้อความฝากไว้หน่อยได้ไหมครับ?
พนักงาน (คุณ - Staff)
承知いたしました。佐藤が戻りましたら、鈴木様からお電話があった旨と、メールをお送りいただく件、必ず伝えます。
รับทราบค่ะ/ครับ เมื่อคุณซาโต้กลับมาแล้ว ดิฉัน/กระผมจะรีบแจ้งให้ทราบทันทีค่ะว่าคุณซูซูกิโทรมาหา และคุณซูซูกิกำลังส่งอีเมลตามเข้ามาค่ะ
ลูกค้า (Client - คุณซูซูกิ)
助かります。よろしくお願いします。失礼します。
ขอบคุณมากครับที่ช่วยเหลือ ขอตัววางสายนะครับ สวัสดีครับ
พนักงาน (คุณ - Staff)
失礼いたします。お電話ありがとうございました。
ขออนุญาตวางสายค่ะ/ครับ ขอบพระคุณอย่างสูงที่โทรเข้ามาค่ะ/ครับ (มารยาทธุรกิจ: ต้องรอให้ลูกค้าวางสายไปก่อน จึงค่อยวางหูโทรศัพท์ลงเบาๆ)
📇 กฎทองคำ 5 ข้อในการแลกนามบัตร (名刺交換 - Meishi Koukan)
นามบัตรคือตัวแทนของบุคคลนั้นๆ ในญี่ปุ่น การแลกนามบัตรจึงเปรียบเสมือนพิธีกรรมที่แสดงการเคารพซึ่งกันและกันค่ะ YUTO เซนเซขอสรุปข้อปฏิบัติที่ต้องจำให้ขึ้นใจดังนี้ครับ:
-
ห้ามยื่นนามบัตรด้วยมือเดียว:
ต้องหยิบนามบัตรออกจากกล่องใส่และถือยื่นด้วย "สองมือ" เสมอ โดยให้หันหน้าข้อมูลของนามบัตรชี้ไปทางลูกค้าเพื่อให้อ่านข้อมูลได้สะดวกทันทีครับ
-
ระดับความสูงและลำดับ:
ผู้ที่มีตำแหน่งต่ำกว่าหรือเป็นผู้มาเยือนควรยื่นนามบัตรในระดับที่ "ต่ำกว่า" นามบัตรของลูกค้าเล็กน้อยเพื่อแสดงความนอบน้อมครับ
-
ห้ามปิดทับโลโก้หรือชื่อบนนามบัตร:
ระวังอย่าใช้นิ้วมือของเราวางทับหรือปิดบดบังโลโก้บริษัทหรือชื่อของลูกค้าบนนามบัตรของพวกเขาในขณะรับมาครับ
-
อย่าเพิ่งรีบเก็บลงกล่อง:
เมื่อได้รับนามบัตรมาแล้ว ให้วางเรียงไว้บนโต๊ะตรงหน้าเราอย่างเป็นระเบียบตามตำแหน่งที่นั่งของลูกค้า ห้ามรีบเก็บนามบัตรใส่กล่องทันทีเพราะเขาจะคิดว่าคุณไม่ได้สนใจทำความรู้จักครับ
-
ห้ามขีดเขียนลงบนนามบัตร:
ห้ามหยิบปากกามาจดบันทึกหรือขีดเขียนข้อมูลใดๆ ลงบนนามบัตรของลูกค้าต่อหน้าพวกเขาเด็ดขาด หากจำเป็นต้องจด ให้รอจนเสร็จสิ้นการประชุมและกลับมาจดที่โต๊ะทำงานของเราเองครับ
🙇♂️ ระดับการโค้งคำนับ (お辞儀 - Ojigi) 3 รูปแบบ
คนญี่ปุ่นแบ่งการโค้งคำนับออกเป็น 3 ระดับตามระดับความเคารพและความสำคัญของสถานการณ์ค่ะ:
-
会釈 (Eshaku - โค้งคำนับทั่วไป 15 องศา):
ใช้สำหรับทักทายเพื่อนร่วมงานในยามเช้า หรือเมื่อเดินสวนกับผู้ใหญ่ในทางเดิน โดยสายตาจะทอดต่ำลงไปข้างหน้าระยะประมาณ 3 เมตรค่ะ
-
敬礼 (Keirei - โค้งคำนับนอบน้อม 30 องศา):
นี่คือระดับมาตรฐานที่ใช้ในการต้อนรับลูกค้าที่เข้ามาติดต่อที่บริษัท ยื่นต้อนรับลูกค้า หรือใช้โค้งคำนับในตอนเริ่มต้นและจบการประชุมทางธุรกิจค่ะ สายตาทอดต่ำลงหน้าระยะ 2 เมตรค่ะ
-
最敬礼 (Saikeirei - โค้งคำนับนอบน้อมสูงสุด 45 องศา):
ใช้ในกรณีพิเศษที่สำคัญมากๆ เช่น การขออภัยอย่างสุดซึ้งเมื่อสร้างความเสียหายครั้งใหญ่ให้แก่ลูกค้า หรือใช้แสดงความยินดีและการเคารพแก่ผู้บริหารระดับสูงมากๆ สายตาจะทอดมองต่ำลงมาที่ปลายเท้าของตัวเองค่ะ
Q1: ถ้าฉันลืมกระเป๋านามบัตรไว้ที่บ้านหรือนามบัตรหมดกะทันหันในวันที่มีนัดกับลูกค้า ควรแก้สถานการณ์อย่างไรดีคะ?
คำตอบจาก Yuto เซนเซ: ห้ามโกหกเด็ดขาดครับ! ให้พูดอย่างสุภาพและตรงไปตรงมาว่า ただいま名刺を切らしておりまして、大変申し訳ございません。 (Tadaima meishi o kirashite orimashite, taihen moushiwake gozaimasen. - ตอนนี้พอดีนามบัตรหมดชั่วคราว ต้องขออภัยอย่างสูงด้วยครับ/ค่ะ) จากนั้นให้รีบจดข้อมูลติดต่อของลูกค้าไว้ และเมื่อกลับถึงบริษัท ให้ส่งอีเมลขอบคุณพร้อมแจ้งข้อมูลติดต่อของเราให้ลูกค้าทราบทันทีเพื่อความน่าเชื่อถือครับ
Q2: ทำไมคนญี่ปุ่นถึงดูซีเรียสเรื่องเวลามาก แค่สายไป 2 นาทีโดนบ่นหนักมากเลยค่ะ?
คำตอบจาก Yui เซนเซ: สำหรับคนญี่ปุ่นแล้ว "เวลาของคนอื่นมีค่าเท่ากับชีวิต" ค่ะ การมาสายแม้เพียง 1 นาที จะทำให้หัวหน้าและลูกค้ามองว่าคุณเป็นคนไม่มีการจัดระเบียบชีวิตตนเอง และจะพาลส่งผลเสียต่อความไว้วางใจในการทำงานชิ้นใหญ่ๆ ค่ะ กฎเหล็กของคนญี่ปุ่นคือ 5分前行動 (Gofun-mae Koudou - การเตรียมตัวพร้อมทำงานก่อนเวลาจริง 5 นาที) หากคาดว่าจะมาสายแน่นอนเนื่องจากเหตุรถไฟขัดข้อง ให้รีบโทรศัพท์แจ้งหัวหน้างานทันทีก่อนเวลานัดหมาย โดยแจ้งสาเหตุและเวลาที่จะมาถึงโดยประมาณอย่างละเอียดนะคะ!
Q3: ถ้าหัวหน้าชวนไปดื่มหลังเลิกงาน (Nomikai) แต่ฉันไม่อยากไป หรือมีธุระส่วนตัวจริงๆ สามารถปฏิเสธได้ไหมคะ?
คำตอบจาก Yuto เซนเซ: ปฏิเสธได้ครับ! สังคมการทำงานญี่ปุ่นในปัจจุบันผ่อนปรนเรื่องนี้ขึ้นมากเมื่อเทียบกับสมัยก่อน แต่การปฏิเสธจะต้องเป็นไปอย่างนุ่มนวลและไม่หักหน้าหัวหน้าครับ แนะนำให้พูดประโยคนี้: 今日はずせない用事がありまして、誠に残念ですが、今回は失礼させていただきます。またの機会にぜひ誘ってください! (วันนี้พอดีมีธุระสำคัญที่เลี่ยงไม่ได้จริงๆ ครับ น่าเสียดายมากจริงๆ ครั้งนี้ต้องขอตัวก่อนนะครับ โอกาสหน้าชวนผมอีกนะครับ!) การพูดแบบนี้จะช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีไว้ได้ครับ